Archiver l’administratif de l’année écoulée

Depuis le week-end dernier, vous continuez de prêter un regard tout particulier à tous les courriers qui arrivent dans votre boîte aux lettres, n’est ce pas ?  Vous vous posez systématiquement la question de continuer à recevoir des courriers de la part de telle ou telle société. Il est important d’être vigilant sur cette tâche de fond car c’est sur la durée que vous en tirerez des bénéfices.

Afin d’alléger les tiroirs de votre bureau, archivons ce qu’il ne vous est plus utile d’avoir sous la main:

1- Archivage de vos papiers

Le début d’année est aussi le bon moment pour clôturer l’année 2015 et de ne stocker que les documents indispensables à conserver dans des boîtes d’archives. J’entends les boîtes qui ne font que 15 cm de large, ainsi elles ne sont pas trop lourdes lors des déménagements.

C’est sur le site du service public que vous trouverez les durées de conservation légales des documents administratifs, vous trouverez notamment ce lien sur ma page: assistance administrative à domicile

Vous y voyez plus clair une fois que ce qui donnait de l’épaisseur à votre trieur est maintenant dans les boîtes d’archives mais c’est aussi le moment, si ce n’est pas déjà fait, de créer un nouveau dossier d’archivage 2016 dans votre boîte mail.

2- Archivage numérique

Archivage de vos dossiers dans votre explorateur Windows ou Mac:

Pour chaque dossier important, vous créez un dossier 2016 ( exemple: photos 2016).

Aussi, vous profitez de ce début d’année pour trier les dossiers qui n’évoquent plus rien pour vous sur vos ordinateurs et tablettes.

Archivage de vos mails:

Si vous avez l’impression de bien faire en rangeant méthodiquement vos mails par personnes ou sujets concernés, alors oubliez, prenez comme bonne résolution de changer de méthode. En ce début d’année 2016, il est temps d’opter pour une technique gagnante de gestion des mails:

Au moment où vous lisez votre mail entrant, 3 solutions s’offrent à vous:

Solution N°1:

Vous le jetez car pas intéressant ou bien vous n’êtes pas directement impliqué. Si c’est une newsletter qui ne vous concerne plus, vous vous désabonnez sans plus attendre. En revanche,  profitez dès à présent de la newsletter By Elodie juste en mentionnant votre adresse mail en bas de cette page.

Solution N°2:

Vous l’archivez dans votre nouveau dossier 2016, sans vous triturer plus l’esprit. Pour ceux qui reçoivent plus de 50 mails par jour, prenez un peu plus de temps pour vous familiariser avec les règles de classement de votre boîte mail. Par exemple, voici la méthodologie pour ceux qui utilisent Outlook:

gérer les mails grâce aux règles de classement Outlook

Solution N°3:

Vous le laissez dans votre boite uniquement pour ces 2 raisons valables:

  • vous devez une réponse à votre correspondant que vous ne pouvez pas donner maintenant

  • vous avez une action à faire à propos de ce mail avant de l’archiver.

Voyez comme en 3 semaines, votre bureau a radicalement changé en apparence mais aussi concrètement dans les tiroirs ! La semaine prochaine, nous allons rester dans l’idée de limiter de faire entrer trop de choses dans la maison, RDV vendredi prochain, d’ici là, soyez fiers votre archivage !