Archiver l’administratif de l’année écoulée

15 janvier 2016
assistance administrative, ranger ses papiers, ranger son bureau

archiver l'administratif

Afin d’alléger les tiroirs de votre bureau, archivons ce qu’il ne vous est plus utile d’avoir sous la main.

1- Archivage de vos papiers

Le début d’année est aussi le bon moment pour clôturer l’année précédente et de ne stocker que les documents indispensables à conserver dans des boîtes d’archives. J’entends les boîtes qui ne font que 15 cm de large, ainsi elles ne sont pas trop lourdes lors des déménagements.

C’est sur le site du service public que vous trouverez les durées de conservation légales des documents administratifs:

Pour tous les documents que gèrent les particuliers, c’est ici.
Et cliquez là ou encore ici pour ceux qui doivent archiver l’administratif de leur société.

Vous y voyez plus clair une fois que ce qui donnait de l’épaisseur à votre trieur est maintenant dans les boîtes d’archives. C’est aussi le moment, si ce n’est pas déjà fait, de créer un nouveau dossier d’archivage pour la nouvelle année dans votre boîte mail.

Ce que vous venez de lire vous fait déjà peur et vous n’avez pas envie de vous y mettre, alors…

Je contacte Elodie

Vous comprendrez mieux l’étendu de ce que je peux faire pour vous en allant sur cette page: assistante administrative à domicile

2- Archivage numérique

Archivage de vos dossiers dans votre explorateur Windows ou Mac:

Pour chaque dossier important, vous créez un dossier de la nouvelle année ( exemple: photos 20..).

Aussi, vous profitez de ce début d’année pour trier les dossiers qui n’évoquent plus rien pour vous sur vos ordinateurs et tablettes.

Archivage de vos mails:

Si vous avez l’impression de bien faire en rangeant méthodiquement vos mails par personnes ou sujets concernés, alors oubliez, prenez comme bonne résolution de changer de méthode. Il est temps d’opter pour une technique gagnante de gestion des mails:

Au moment où vous lisez votre mail entrant, 3 solutions s’offrent à vous:

1- A jeter

Vous le jetez car pas intéressant ou bien vous n’êtes pas directement impliqué. Si c’est une newsletter qui ne vous concerne plus, vous vous désabonnez sans plus attendre. En revanche, profitez dès à présent de la newsletter By Elodie juste en mentionnant votre adresse mail en bas de cette page.

2- A archiver

Vous l’archivez dans votre nouveau dossier 20.., sans vous triturer l’esprit. Pour ceux qui reçoivent plus de 50 mails par jour, prenez un peu plus de temps pour vous familiariser avec les règles de classement de votre boîte mail. Par exemple, voici la méthodologie pour ceux qui utilisent Outlook:

gérer les mails grâce aux règles de classement Outlook

3- A traiter

Vous le laissez dans votre boite uniquement pour ces 2 raisons valables:

vous devez une réponse à votre correspondant que vous ne pouvez pas donner maintenant
vous avez une action à faire à propos de ce mail avant de l’archiver.

Pour continuer de ranger votre bureau en apparence mais aussi concrètement dans les tiroirs: je vous invite à lire mes articles suivants:

Dématérialiser ses factures et classer ses mails plutôt que de ranger ses papiers

Ou encore à m’appeler au secours:

Je contacte Elodie

Vues depuis Février 2023: 266

0 Shares

Sonia P.

Super expérience, Elodie m’a donné plein de courage et de motivation dans l’aide et l’accompagnement au rangement. Je rappellerai sans doute Elodie pour continuer la bonne lancée ! Je recommande 1000 fois

yaniss

résultat impeccable, moi et ma mère sommes satisfait du résultat. Je recommande fortement !

Comité des réunions d'accueil ABA

Contact sympathique. J'ai eu recours aux services d'Elodie pour du classement de dossiers. Cela m'a aidé à faire du rangement et à lancer une dynamique!

Beth D'ébène

Elodie m’a aidé à prendre conscience du trop plein que j’avais chez moi. Cela fait 2-3 ans que je suivais Elodie sur Instagram et Facebook, donc j’avais un peu l’impression de la connaître déjà. Elodie ne s’impose pas, elle respecte votre rythme et vos émotions . Elle vous fait prendre conscience de ce qui serait le mieux pour vous, c’est presque une thérapeute. Il y a des choses qui se passent en soi , un cheminement vers le désencombrement se fait. Après avoir commencé avec le garage, elle reviendra pour d’autres pièces de ma maison. Merci Elodie

Anne LEFÈVRE

Elodie est compétente et efficace. Dès son arrivée ponctuelle à 8H, on se sent rassurée de lui confier le tri de ses papiers administratifs, même les plus confidentiels. Je ne manquerai de refaire appel à Elodie pour trier et organiser mes livres et mes vêtements.

Henri Poulet Goffard

J' apprehendais de vider mon appartement pour aller en résidence seniors. Élodie a été plus rapide que je ne l'avais imaginé tout en me laissant du temps pour faire des choix d'emmener tel ou tel objet. Je recommande Élodie pour son efficacité et son amabilité.

béatrice

Je suis très reconnaissante du grand coup de boost que m'a permis d'avoir l'accompagnement d'Elodie lors d'un déménagement/debarras. Elle a tout de suite perçu les priorités, a été efficace, à l écoute, tenace, persévérante tout au long de la prestation. Encore merci !

Fabrice Backouche

J’ai appelé Elodie au secours. Elle m’a aidé à trier 15 ans de papiers, j’y vois maintenant enfin plus clair sur mes priorités administratives à régler. Merci Elodie

Séverine

J'ai fait appel à Élodie pour ranger mon salon. Elle a proposé que l'on commence par les papiers (ce que je n'aurai pas fait de moi - même). Elle avait raison puisque l'on en a retrouvé de dissimulé un peu partout: des papiers importants mélangés avec d'autres qu'il était temps de jeter. Je suis contente d'avoir fait appel à Élodie car elle a aussi retrouvé des chèques vacances encore valables !

Veronique Moutte

Elodie nous a donné l' impulsion nécessaire pour commencer à vider notre appartement. Nous ne voulons pas laisser à nos enfants cette charge mentale dure à supporter.